面接をお願いするときのメールの出し方、注意点

新入社員研修では、電話応対のほか、

メールの書き方も指導があります。

新しい世代の方にとって電子メールは、

普段使用する機会がなく、なじみがないものなんですね。

転職をお考えの方も、就職先に問い合わせをする際や、

面接までのやり取りをメールでする機会があると思います。

知り合い同士とのメールとはちょっと違う、お仕事上で必要な、

メールの書き方の基本についてお伝えしたいと思います。

 

TO・CC・BCCの違い

宛先を入力するとき、TOで入力しますよね。

1対1のメールでは、こちらが基本ですので問題ありません。

一斉送信をしたいとき、TOの中に複数の宛先を入力することも可能です。

その際、メールを受け取った側は、他に誰がメールを受け取った表示されるので、

それでも構わないという場合に使用してくださいね。

 

 

では、CCやBCCはどういう意味かご存じですか?

 

CCというのは、Carbon Copyの略で複写の意味です。

TO(メインの宛先)以外に、参考までにメール内容見てもらいたい方や、

TOの方にメールを送ったことを知らせたい方がいる場合に入力します。

CCで送る際には、本文中の宛名にも名前を明記してくださいね。

 

BCCは、Blind Carbon Copyの略で、他に送信される方には

この宛先に送信されているということを隠して送信されます。

BCCで受け取った方は、TOやCCで誰に送信されたのかを知ることができます。

 

確認のために、自分の携帯メールアドレスを入力したり、

または上司に報告の意味もかねて送信するということもできます。

他の方には、送信されたことがわからないので、

本文中の宛先には、名前の入力をしません。

 

ということで、就職の面接の問い合わせなどで使用するときは、

TOに間違いのないようにアドレスを入力する

まず、これに注意を払ってくださいね。

 

件名は簡潔にする

相手の方の受信箱には、1日に何件もメールが届いているかもしれません。

その中から件名で内容がわからなければ、

メールを開封するのが後回しになってしまうかもしれませんし、

いちいち中身を見なければわからないようでは不親切です。

例えば、【件名:面接のお願い】

というように、パッと見てわかるように工夫しましょう。

本文にも宛名を入れる

手紙を書く時、1行目に【○○さんへ】というように、

宛名を書きますよね。

メールでも同じように、宛名を入れるのが主流です。

面接を依頼すると想定すると、

【会社名

部署名 担当者名 様】

とされるのが一般的です。

株式会社の場合、(株)と略すのは失礼です。

株式会社と書きましょう。

 

書き出しは名乗りから

用件に入る前に、

【いつもお世話になっております。(会社名)の(自分の名前)と申します。】

という出だしで書き出すのが、ビジネスメールの定型文です。

 

 

ですが、初めてメールをお送りする場合、

まだ「いつもお世話になって」いませんから、

 

【初めてメール差し上げます。○○と申します。】

というように書き出してから、

用件を書かれるのが良いですね。

 

あいさつで締める

単純に【よろしくお願いいたします】でも良いですが、

面接など、何か依頼するときは

【お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます】

という言葉を添えるのも丁寧な印象ですね。

 

署名、連絡先も忘れずに入力

本文の最後の最後、自分の名前や(必要なら会社名も)、

連絡先も忘れずに入力しておきましょう。

相手の方が、連絡をしてくださる時に困ることがないように、

メールの最後に自分の連絡先を毎回入れておく方が親切ですね。

 

連絡をしようとしたときに、

連絡先を探さないといけない人と、

連絡先がサッとわかる人と、

二人の採用で迷った時には連絡先が分かりやすい人の方が、

チャンスをつかむ確率が上がると思いませんか?

 

 

単純に連絡しやすいということと、

相手の立場を考えて用意ができる人だとうかがい知れるという2点で、

選ばれる人に近づきます。

最後に確認を忘れずに

1、TO.CC.BCCは適切に設定していますか

2、相手先の会社名や名前は間違いないですか?

略称を使っていませんか?

3、本文を読み返してわかりにくい箇所はないですか?

誤字脱字はありませんか?

見た目は読みやすく、整っていますか?

 

 

よく知った間柄でなければ、

メールの印象があなたの印象の全てです。

送信ボタンを押す前に、もう一度!

確認を怠らないようにしましょう。

 

プライベートでしかメールを使ったことがない人にとっては、

煩わしく感じるかもしれない、ビジネスメールですが、

型を覚えてしまえば苦手意識もなくなると思います。

楽しみながら、練習してみてくださいね。

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