ビジネスメールの4つのポイント

普段、お仕事ではメールを使わないという方も多いですよね?

私は以前、病院で看護師として働いていましたが、

院外の方とお仕事のメールをやり取りをする必要がありませんでしたし、

院内でもメールのやり取りはありませんでした。

マナー講師になってからメールの書き方を学びましたので、

ビジネスメールが苦手という方の気持ち、わかります!

メールの基本は⇒面接をお願いするときのメールの出し方、注意点

 

1通のメールでは内容は1件まで

ビジネスのメールでは

 

1通のメールに内容をいくつも詰め込まないのがマナーです。

 

件名に:打ち合わせについて

と入力したら、内容は打ち合わせについてだけの内容にし、

あれもこれもと詰め込みません。

 

返信が続くと件名と内容がそぐわなくなり、

後で見返すときに自分も相手も混乱してしまいますよね。

2つの内容があるときには、

それぞれで明確な件名を付け、それぞれにメールするようにしましょう。

書き出しの定型文の例

ビジネスの場面でよく使われる挨拶、

「いつもお世話になっております」

これはメールでも同じように使われます。

 

では、少し迷ってしまう、初めてのメールする相手で、

「いつも」お世話になってはいない場合はどうでしょう。

 

自分としては初めてでも、会社として元々関係がある場合は、

「いつもお世話になっております」と書いていい場合もありますし、

個人的としてのご挨拶なら、

「初めてご連絡させて頂きます、○○と申します」にしても良いですし、

「□□様からのご紹介でご連絡させていただきます、○○と申します」とか、

関係性を明確にする挨拶も、相手にわかりやすくていいでしょう。

 

社内のメールなら、もう少し気軽に

「お疲れさまです、○○です」で構いません。

社内のメールは、社内の雰囲気や部署の違いにより

定型文がおそらくあると思いますので、

届くメールに注意を払ったり、先輩に教えてもらうのが良いですね。

 

パッと見てわかるように空間を作る

作文のようにダラダラダラダラと書かれた文章は、読む方にとって退屈ですし、
読む気になれません。そうなると返信もつい、後回しになっちゃいますよね。
なので、用件をわかりやすく書くことのほかに、

 

1行ずつ空間を作り、ポイントとなる文を見やすくしたり

 

1行の長さを短くして、

パッと見て内容がわかるように工夫することも大切です。

ただし、ポエムでもないので、行間を取りすぎて、

何度もスクロールしないと読めないというのでのは、

それもまた、面倒なメールになりますので、

ほどほどにお願いしますね。

 

丁寧過ぎに注意

 

先ほども、何度もスクロールしないといけないメールは面倒

と書きましたが、

メールの長さも、お互いに揃えるというのがマナーです。

 

季節の挨拶から入り、前回のお礼を長々と、

用件もお願いする内容で、謝りながらくどくどと・・・

というのでは、見た目が整っていても、

「用件が頭に入ってこないわ!」

と、イライラさせることになりかねませんし、

 

逆にシンプルすぎる用件だけのあっさりメールでは、

「以前もお会いしたのに覚えられてないのかな」

なんて不安させるかもしれません。

 

シンプルな挨拶と、明確に用件を伝えることが基本ですが、

お相手に合わせて、少し内容を変化させられたらいいかと思います。

 

私の場合は、

ビジネス系のマナー講師としてのやり取りはシンプルな事が多く、

立ち居振る舞い等女性向けマナー講師としてのやり取りは、

季節の挨拶や、以前のお礼などで、やや長めになる傾向です。

 

どちらも間違いではなくお互いに心地よいやり取りがありますので、

メールのやり取りを重ねる中で合わせてみてくださいね。

 

メールではニュアンスが伝わりにくい

会って話せば、表情や声のトーンなど

いろいろな情報から伝わることがありますが、

メールでは文字が全てです。

 

思いがけず、きつい言葉に受け取られてしまったり、

上から目線だと思われてしまったりすることもあります。

 

内容を簡潔にすることは重要ですが、

言葉遣いや敬語など基本はしっかりおさえておきましょうね。

敬語のレッスンもございます。

 

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